Behördenbriefe richtig lesen
Wie Sie offizielle Schreiben deutscher Behörden systematisch lesen und wichtige Angaben schnell finden.
Bei Behördenbriefen hilft eine feste Reihenfolge. Sie müssen nicht jedes Fachwort sofort verstehen. Finden Sie zuerst heraus, wer schreibt, worum es geht, was von Ihnen erwartet wird und bis wann.1. Absender und Betreff
Der Absender zeigt, welche Behörde zuständig ist. Betreff und erste Absätze nennen meistens den Vorgang. Bewahren Sie Aktenzeichen, Geschäftszeichen oder Kundennummer für Ihre Antwort auf.
2. Entscheidung oder Aufforderung erkennen
Achten Sie auf Formulierungen, die eine Entscheidung mitteilen oder Unterlagen, eine Stellungnahme, eine Zahlung oder einen Termin verlangen.
3. Fristen separat notieren
Übernehmen Sie ein Datum genau so, wie es im Schreiben steht. Raten Sie keine Frist und ersetzen Sie relative Angaben nicht durch selbst berechnete Daten, wenn die Grundlage unklar ist.
4. Anlagen kontrollieren
Prüfen Sie, ob im Schreiben Anlagen genannt werden und ob diese tatsächlich beigefügt sind. Fehlende Anlagen können das Verständnis des Schreibens erschweren.
Checkliste vor einer Antwort
- Aktenzeichen übernehmen
- Datum des Schreibens nennen
- nur auf den konkreten Vorgang eingehen
- angeforderte Informationen vollständig prüfen
- eigene Unterlagen vor dem Versand kontrollieren
- eine Kopie der Antwort aufbewahren
Öffnen Sie Briefly, wählen Sie „Erklären“ oder „Antworten“ und prüfen Sie den erzeugten Text vor dem Versand.
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